رئاسة القسم وصدمة الإيميلات!
قبل ثلاثة أعوام، كنت أمارس أعمالي كموظف، وكنت أشعر بالسيطرة التامة على بريدي، حيث كانت الشبكة التي أتواصل معها تقتصر على مديري المباشر وعدد محدود من الزملاء، فكنت أطلع على جميع الإيميلات في الوقت المناسب، وأرد على العاجل وأجدول غير العاجل.
وعدد كبير من المستفيدين داخل الشركة بالإضافة إلى المخلصين الجمركيين ومقاولي النقل، مما جعل عداد الإيميلات يتزايد مثل تزايد عداد سرعة السيارة وذلك بسبب أن ظروف العمل آنذاك كانت تستدعي أن يقوم جميع الموظفين بإعطائي نسخة من جميع المراسلات التي يقومون بها.
وكانت الأمور ((سمنة على عسل)) إلى أن جاء اليوم الذي قالوا لي فيه مبروك، تم تكليفك برئاسة قسم العمليات اللوجستية، وبين عشية وضحاها أصبحت قائداً لفريق يقوم بمتابعة جميع ما يتعلق بتوريد أوامر الشراء بالمنطقة، وبالتالي فهناك إيميلات يومية مع مئات الموردين الداخليين والخارجيين، وبالتالي تأتيني نسخة من الردود.
وخلال أيام قليلة، اتضح لي بما لا يدع مجالاً للشك أن الطريقة السابقة في التعامل مع البريد لم تعد كافية للتعامل مع الوضع الجديد، حيث اختلط الحابل بالنابل وضاع الإيميل المهم بين الإيميلات التي لا تحتاج مني سوى الاطلاع.
وبعد استشارة الزملاء الذين سبقوني في المجال، أهديكم خلاصة تجربتي البسيطة مع الإيميلات الكثيرة، فقد قمت بعمل التالي:
أولاً: وضع مجلد خاص لكل موظف، بحيث تنتقل الرسائل الواردة منه إلى المجلد بشكل تلقائي.
ثانياً: وضع مجلد خاص لمديري، بحيث تنتقل الرسائل الواردة منه إلى المجلد بشكل تلقائي .
ثالثاً: وضع مجلد خاص للرسائل التي تحتاج لأكثر من دقيقة للرد عليها، وهذا المجلد يتم نقل الرسائل إليه بشكل يدوي، وسأبين في الفقرة التالية الغرض منه.
بعد تطبيق ما سبق، أصبحت إذا فتحت إيميلي أجد المجلدات المذكورة وبجانب كل منها رقم الرسائل غير المقروءة.
ويتبقى في علبة الوارد الرسائل الواردة من خارج الشركة أو من الجهات التي لم أخصص لها مجلدا.
فأبدأ بمعالجة الرسائل حسب الأهمية، فأقوم بالاطلاع على رسائل مديري أولا، ثم فريقي ثانيا، ثم الرسائل الواردة من الخارج، وفي كل منها أطلع على الرسائل التي يكفي فيها الاطلاع، وأرد على الرسائل التي لا يتطلب فيها الرد سوى دقيقة أو أقل.
وأنقل الرسائل التي تحتاج إلي وقت للرد عليها إلى المجلد المذكور في النقطة ((ثالثاً))
وبذلك عادت الأمور إلى نصابها، وأصبحت الأمور تحت السيطرة، وتميزت الرسائل المهمة من غير المهمة، وتم الرد على الرسائل التي يمكن الرد عليها بسرعة، وتم جدولة الرسائل التي تتطلب وقتاً للرد.
هذه الطريقة التي اتبعتها، واستفدت منها في السيطرة على بريدي، وأحببت أن أشارككم إياها، وأنا على يقين من وجود طرق و خصائص أخرى فعالة لم أتعرف عليها بعد، وسأكون ممتناً لكل من يشاركني بطريقة تجعل التعامل مع الايميلات الكثيرة سهلاً وفعالاً.
– سعد الدريس
